Jakou funkci mají auditní stopy a časová razítka při ověřování elektronických dokladů

Při odevzdávání podkladů pro finanční úřad, ať už v případě nároku na odpočet daní, nebo při ročním daňovém zúčtování, je důležité mít veškeré doklady ověřené. Pokud by totiž přišla kontrola z finančního úřadu nebo by došlo k auditu vaší firmy, tak je zodpovědnost na vás jako jednateli společnosti, abyste dokázali, že došlo k veškerým plněním, které jste uvedli a účetnictví tak podává věrný a poctivý obraz. Tedy, že všechny účetní doklady a plnění odpovídají skutečnosti. K tomu slouží především auditní stopa. Přečtěte si, jak auditní stopu využít co nejefektivněji. 

Jak vypadá auditní stopa a k čemu slouží

Auditní stopu si můžete představit jako zaznamenání cesty koupě služeb nebo zboží, pomocí které dohledáte původ účetních položek a dokumentů. Na začátku by měla stát dohoda ve formě objednávky nebo jiné smlouvy či dohody, poté samotný vystavený doklad a případně i potvrzení o uskutečněné platbě. Samozřejmě do celého procesu mohou vstupovat i další dokumenty, změny v objednávce, zálohové faktury a podobně. To vše byste si měli uchovat. Společnost má také povinnost prokázat, že od chvíle kdy byl doklad vytvořen protistranou nedošlo během procesu k jeho úpravě nebo změně.

V případě kontroly z finančního úřadu, nebo auditu je vaší povinností u daňových dokladů doložit auditní stopu. Úřadu a auditorům totiž slouží jako důkazní prostředek, že daná plnění opravdu proběhla a že nedošlo ke krácení daní.

Proč je auditní stopa důležitá

V české legislativě je auditní stopa zvláště důležitá v oblasti účetnictví a finančního reportingu. Slouží totiž k ověření hned několika náležitostí, které byste z pohledu firmy měli dodržovat.

• Věrohodnost a transparentnost – všechny transakce a záznamy dokážete ověřit a zpětně vystopovat až k jejich původním dokumentům. Díky tomu se zvýší důvěra ve finanční výkazy a zajistíte si transparentnost.
• Ověření transakcí – umožňuje ověřit si, jestli u všech transakcí proběhla řádná autorizace a byly správně zaznamenány a zaúčtovány.
• Prevence a detekce podvodů – jste schopni sledovat a analyzovat historii transakcí, díky které můžete odhalit neobvyklé nebo podezřelé aktivity, což vám pomůže při prevenci proti podvodům.
• Dodržování předpisů – v mnoha jurisdikcích, včetně té české, může být požadováno, aby organizace uchovávaly určité účetní záznamy po dobu předem daného období. Právě prostřednictvím auditní stopy se zajišťuje dodržování těchto předpisů.
• Zlepšení interních kontrol – auditní stopa vám pomůže interně posílit kontrolní mechanismy, což vede k efektivnějšímu řízení rizik a celkovému zlepšení výkonu.

V Česku důraz na auditní stopy a účetní dokumentaci stanovují různé právní předpisy, zejména zákon o účetnictví. Právě v něm najdete, jaké informace musí být zaznamenány, jak dlouho musí být uchovávány a jak musí být prezentovány v účetních výkazech.

V čem se liší auditní stopa pro finanční audit firmy

Zatímco auditní stopa pro finanční úřad i pro auditory má společný základ v potřebě dokumentace a sledování finančních transakcí, jejich cíle a zaměření se mohou lišit. Měli byste proto rozumět oběma těmto požadavkům a zajistit, aby výstupy auditní stopy odpovídaly ověřeným postupům.

Účelem nezávislých auditorů, kteří nemají žádný osobní zájem na výsledku auditu, je poskytnout důkaz, že vaše finanční výkazy jsou přesné a dávají spravedlivý pohled na finanční postavení a výkonnost firmy. Kromě daňových otázek se auditor zaměřuje také na celkovou integritu finančního reportingu a na to, zda účetní záznamy odpovídají skutečným ekonomickým událostem.

Dokumentace zahrnuje širokou škálu dokladů, včetně daňových dokumentů. Mohou to být například interní kontrolní dokumenty, smlouvy, záznamy o transakcích, účetní politiky a další. Výsledkem práce auditora je pak auditní zpráva, která vyjadřuje názor na finanční výkazy.

Jak můžete zajistit auditní stopu

Způsobů, jak zajistit auditní stopu, je hned několik. V praxi to však neznamená, že vám bude stačit mít pouze fakturu s ověřeným podpisem. Bez zabezpečení celé cesty nákupu či prodeje se neobejdete. 

• Uznávaný elektronický podpis – vydává jej certifikační autorita a zaručuje identifikaci osoby, která dokument podepsala.
• Kvalifikované časové razítko – elektronický podpis často doplňuje elektronické časové razítko a jedná se o velmi vhodnou kombinaci, díky které máte jako vydavatel faktury jistotu, že váš zákazník obdržel v daném čase fakturu s danou částkou. Hodí se tak zejména pro vydané faktury. Některé firmy však nabízejí také časová razítka pro přijetí dokladu, ty vám však při kontrole z finančního úřadu k ničemu nebudou.
• Elektronická výměna informací (EDI) – jedná se o strukturovaná fakturační data, která jsou obsažena ve fakturačním dokumentu. Doklad však musíte překlopit do EDI formátu a v něm ho získá i váš zákazník. Pokud tedy nemá k dispozici software, který tato data umí přečíst, tak mu je doklad k ničemu.

Z našeho pohledu a zkušeností, kdy jsme sami v pořádku prošli auditem finančního úřadu, si nemyslíme, že jsou tyto tři zmíněné nástroje nutné. Bez problému se obejdete i bez nich, ovšem musíte zajistit kontrolní mechanismy, které vyžaduje zákon – věrohodnost původu a neporušenost obsahu.  

Kontrolní mechanismy vám pomůže zajistit využívání Digitoo, které pohlídá všechny náležitosti za vás. 

• Nastaví vazbu mezi fakturou a dokumentem potvrzujícím nákup – Digitoo uchovává e-mail ke každé elektronické faktuře a jednoduše si tak ověříte od koho a kdy daný doklad přišel. Samotný e-mail si můžete zobrazit přímo v aplikaci.
• Ověří identitu výstavce a datum dokladu – náš digitální nástroj ověřuje identitu skrze ARES, kde kontroluje údaje, bankovní účet i to, zda IČ a DIČ odpovídá zápisu v obchodním rejstříku. Dává tak pozor na podvodné faktury.
• Zabezpečí obsah a čitelnost dokladu – musí být zaručeno, že s dokladem nebylo manipulováno a shodují se částky. V Digitoo prostřednictvím audit logu sledujete jakékoli zacházení s dokumentem, například kdo ho nahrál nebo upravoval.
• Doloží platbu – v aplikaci vidíte, kdy byl vytvořen bankovní příkaz nebo došlo k samotné úhradě faktury.

Nezapomeňte řešit auditní stopu ani u papírových faktur 

Auditní stopa se netýká jen elektronických dokladů, ale velmi důležitá je i v případě převádění listinné faktury do digitální podoby. Část obchodníků a provozovatelů služeb v Česku pořád využívá papírové faktury. Pokud jste u vás ve firmě už přešli na digitalizaci a doklady si například skenujete, nezapomeňte u nich dochovat auditní stopu stejným způsobem. To znamená přiložit k ní doklad o objednávce, případně smlouvu a doklad o zaplacení. V Digitoo můžete dodatečné dokumenty k faktuře elektronicky přiložit, abyste měli vše na jednom místě. 

3 tipy, jak zajistit bezpečnou auditní stopu

Možná se vám to teď zdá jako úmorný proces, který budete muset opakovat u každé faktury. Proto je vhodné si jej nastavit co nejefektivněji, abyste nad ním strávili co nejméně času. K ruce vám můžou být i digitální nástroje, které spoustu kroků vyřeší zcela za vás. 

Nastavte si fakturační e-mail už ve smlouvě

Pokud se jedná o dlouhodobou spolupráci s dodavatelskými společnostmi, můžete si domluvit již ve smlouvě, z jakého e-mailu budou chodit a na jaký budou faktury posílat. Díky tomu budete se sníží riziko podvodů, protože si jednoduše zkontrolujete, že faktura přišla z povoleného e-mailu. Zároveň budete mít vše na jednom místě a ne v záplavě dalších zpráv ve vašem e-mailu, který používáte pro klasickou komunikaci. Nastavte si to také u dodavatelů, kteří vám do nynější doby posílali faktury poštou. Jednoduše si stůjte za svým, že k proplacení dojde v případě zaslání elektronického daňového dokladu. 

Přiložte nebo prolinkujte všechny důležité dokumenty s dokladem

Pro jednodušší dohledatelnost doporučujeme vše důležité přiložit rovnou k dokladu. V případě Digitoo to funguje tak, že nemusíte e-maily s objednávkami exportovat, ale jednoduše je prolinkujete. Stejně tak to můžete udělat i s dalšími dokumenty. U každého daňového dokladu díky tomu najdete přesnou auditní stopu.

Využijte digitální nástroj, který vám část auditní stopy zajistí

Při posílání na sběrný Digitoo e-mail se vám automaticky daná faktura nahraje do systému. Nejen jako samotné pdfko nebo jiný formát, který dodavatel používá, ale zapíše se i čas, kdy faktura přišla, kdo ji poslal, a to včetně IP adresy. Díky tomu získáte dostatek důkazního materiálu pro případnou kontrolu.