Mnoho systémů na digitalizaci účetnictví nám připomíná epizodu pohádky Káťa a Škubánek: Jak si ušetřit práci, kde Škubánek pořídil robota, aby mohl místo práce spát. Jenže robot potřeboval neustálou údržbu, výměnu oleje a další péči, až nakonec Káťa i Škubánek strávili většinu času jeho obsluhou.
Ačkoliv je to pohádka, takto bohužel končí mnoho pokusů o digitalizaci účetnictví. Co je příčinou? Nejčastěji kombinace špatně vybraného softwaru, nedostatečné integrace s účetním systémem a chybně nastavených procesů. Pojďme si rozebrat, proč tomu tak je, a jak se těmto problémům vyhnout.
Často se stává, že lidé, kteří navrhují nebo prodávají systémy na digitalizaci účetnictví, nerozumí potřebám účetních. To vede k produktům, které:
- Neumí správně účtovat: Automatizace bez znalostí účetnictví přináší více problémů než řešení.
- Jsou složité: Pokud systém vyžaduje hodiny nastavování nebo složité školení, je to varovný signál.
- Nevyhovují uživatelům: Pokud účetní nerozumí systému, nebo naopak systém „nerozumí“ účetním, není možné očekávat hladký průběh.
Rada: Vyberte systém, který je vytvořen s ohledem na účetní praxi a uživatelskou přívětivost. Pokud při prvním setkání cítíte, že „to nesedí“, zvažte jinou volbu.
Mnoho firem spěchá s implementací systému, aniž by si nechaly čas na testování. To často vede k frustraci:
- Systémy, které nefungují: Některé nástroje prostě nejsou kvalitní. Pokud si je nevyzkoušíte, můžete přijít o čas i peníze.
- Nevhodní konzultanti: Často se stává, že implementaci vedou konzultanti, kteří místo funkčnosti systému upřednostňují svůj zisk. Výsledkem je nefunkční řešení a ztráta důvěry.
Rada: Před zavedením systému si vyhraďte dostatek času na testovací provoz. Zapojte účetní a získejte zpětnou vazbu, zda nástroj skutečně odpovídá jejich potřebám.
Účetní často očekávají, že systém udělá vše za ně, jako kdyby byl plnohodnotnou účetní. Ale i ty nejlepší systémy:
- Dělají chyby: Automatizace snižuje chybovost, ale nedokáže ji zcela eliminovat.
- Potřebují obsluhu: Systém musí někdo „učit“, kontrolovat a přizpůsobovat specifickým potřebám firmy.
- Nejsou všemocné: Úspora času neznamená, že systém udělá veškerou práci za vás.
Rada: Nastavte realistická očekávání. Systém zefektivní práci, ale nenahradí zcela roli účetních.
Největší překážkou není často samotný systém, ale nutnost změny procesů a zažitých postupů. Účetní, kteří léta pracují jedním způsobem, se musí přizpůsobit novému systému:
- První dva měsíce jsou nejtěžší: V tomto období je běžné, že se objeví nepohodlí a frustrace. To však není chyba systému, ale přirozený proces přizpůsobení.
- Týmová adaptace: Stejně jako u nového zaměstnance, i systém potřebuje čas, aby se „zapracoval“.
Rada: Dejte si čas. Stejně jako junior účetní potřebuje 2–3 měsíce, aby mohl samostatně pracovat, i váš tým potřebuje čas na přizpůsobení se novému systému.
Změna přístupu je nezbytná. Pokud chcete, aby digitalizace účetnictví fungovala, musíte být ochotni:
- Přijmout nové věci: Bez ochoty zkoušet nové postupy a přizpůsobit se změnám systém nikdy nebude fungovat naplno.
- Zapojit tým: Všichni členové týmu musí rozumět své roli v novém procesu a být součástí změny.
Digitalizace účetnictví, pokud je provedena správně, přináší:
- Úsporu času: Automatizace rutinních úkolů vám uvolní ruce na důležitější práci.
- Lepší přehled: Moderní systémy vám umožní rychleji získávat informace a snadněji je sdílet.
- Spokojenost v práci: Méně rutiny a více smysluplné práce přináší účetním radost z toho, co dělají.
Jak říká tým Digitoo.ai: „Jsme tady pro vás. Naše řešení jsou navržena účetními, testována účetními a neustále vylepšována díky vaší zpětné vazbě. Dříve nám klienti říkali, že bychom měli platit my jim, dnes nám píší love letters. A to je ten důvod, proč to děláme – pro vás.“
Pokud uvažujete o digitalizaci účetnictví, pamatujte: klíčem k úspěchu je správně zvolený systém, dostatek času na testování a ochota přizpůsobit se změnám. Začněte s malými kroky a výsledky vás příjemně překvapí.