Elektronický daňový doklad podle zákona: co musí splňovat a jak vám s tím pomůže digitalizace faktur

Co je elektronický daňový doklad

Podle zákona o DPH má daňový doklad elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven i obdržen elektronicky. Nejde tedy o naskenovanou fakturu, kterou si firma jen uloží do PDF – rozhodující je, že doklad vznikl a byl doručen elektronickou cestou od samého začátku.

Důležitá podmínka: s použitím elektronického dokladu musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, tedy příjemce faktury. Zákon naštěstí nevyžaduje žádnou formální proceduru – souhlas může být i mlčky předpokládaný, například tím, že příjemce fakturu prostě zaúčtuje. Pokud ho výslovně nezpochybní, finanční správa jej akceptuje.

Tři vlastnosti, které musí doklad splňovat

Ať je faktura papírová nebo elektronická, zákon na ni klade stejné požadavky – musí být zajištěna po celou dobu její „životnosti", tedy od vystavení až do konce zákonné archivační lhůty:

• Věrohodnost původu – musí být jasné, kdo doklad vystavil a kdo poskytl plnění.
• Neporušenost obsahu – povinné náležitosti dokladu se od vystavení nesmí měnit.
• Čitelnost – s obsahem dokladu se musí být možné seznámit přímo nebo pomocí technického zařízení, a to kdykoli během archivace.

Pokud některá z těchto vlastností chybí, doklad se z pohledu zákona o DPH vůbec nepovažuje za daňový doklad – a to má přímý dopad na uznatelnost nároku na odpočet daně.

Jak se věrohodnost a neporušenost prokazují

Zákon nabízí firmám na výběr. Buď lze použít uznávaný elektronický podpis, uznávanou elektronickou značku nebo systém EDI, nebo – a to je v praxi nejčastější a nejflexibilnější cesta – takzvané kontrolní mechanismy procesů, které vytvářejí spolehlivou auditní stopu.

Auditní stopa v podstě znamená, že si firma dokáže propojit daňový doklad s celým příběhem obchodního případu: objednávkou, dodacím listem, bankovním výpisem potvrzujícím platbu apod. Čím snáz je tato vazba dohledatelná, tím spolehlivější je celý proces – a tím lépe obstojí i při kontrole správce daně.

A právě tady vstupuje do hry moderní AI účetnictví. Ruční párování faktur s objednávkami a platbami je zdlouhavé a náchylné k chybám. Nástroje pro automatizované vytěžování faktur dokážou data z dokladu extrahovat, propojit je s navazujícími dokumenty a vytvořit tak průkaznou auditní stopu prakticky bez lidského zásahu.

Jak dlouho se doklady uchovávají

Daňové doklady, ať už v listinné, nebo elektronické podobě, se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Elektronické doklady je navíc možné za splnění podmínek uchovávat i mimo tuzemsko, pokud k nim má správce daně nepřetržitý dálkový přístup – to je jedna z výhod, kterou papírová archivace nikdy nenabídne.

Papír vs. elektronická faktura: proč se digitalizace vyplatí

Zákon staví listinné a elektronické doklady naroveň – ale v praxi elektronická forma přináší firmám mnohem víc:

• Rychlejší zpracování – doklad nemusí nikdo ručně přepisovat do systému.
• Menší riziko chyb – automatizované vytěžování dat eliminuje překlepy při ručním zadávání.
• Snadnější archivace – žádné šanony, žádné riziko vybledlé termoúčtenky, která přestane být čitelná.
• Jednodušší kontrola u finančního úřadu – dobře vedená auditní stopa v elektronickém systému se dokládá mnohem rychleji než hledání papírů v šanonu.

Kde selhávají běžná řešení pro vytěžování faktur

V praxi se často setkáváme s procesem, který na první pohled vypadá digitálně, ale právně stojí na vodě: faktura přijde e-mailem, někdo ji vytiskne a předá do schvalovacího oběhu, odkud putuje do systému pro vytěžení dat a následně do ERP. Papír je tak jediné, co se v celém procesu skutečně dál zpracovává a archivuje.

Problém je, že se tím ztrácí přesně to, co zákon vyžaduje:

• Původní e-mail a odesílatel se nikde neukládají. Po pár letech firma často není schopna doložit, odkud doklad skutečně přišel – a tedy ani věrohodnost jeho původu.
• Po vytištění může dojít k úpravě obsahu, ať už omylem, nebo záměrně, a nikdo už není schopen potvrdit, že doklad, který skončil v ERP, je totožný s tím, co dodavatel skutečně odeslal. Neporušenost obsahu se tak nedá nijak prokázat.
• Chybí propojení s navazujícími dokumenty (objednávka, smlouva, dodací list), takže auditní stopa, kterou finanční správa vyžaduje jako důkaz o reálném plnění, prakticky neexistuje nebo se musí složitě dohledávat ručně.

Při kontrole správce daně pak firma stojí před nepříjemným zjištěním, že doklad sice má, ale jeho zákonem požadované vlastnosti nedokáže nijak podložit.

Jak to řeší Digitoo

Digitoo je na trhu jediné řešení, které je napojené přímo na e-mailovou schránku a k faktuře ukládá celý originální e-mail – včetně odesílatele, hlaviček a všech příloh, jako jsou objednávky, smlouvy či dodací listy. Díky tomu:

• Věrohodnost původu je zajištěna automaticky – u každého dokladu zůstává dohledatelný originální e-mail, ze kterého vznikl, po celou dobu jeho archivace.
• Neporušenost obsahu není potřeba nijak dodatečně dokazovat – nedochází k tisku, ručnímu přepisu ani jiné manipulaci, která by mohla obsah dokladu pozměnit.
• Auditní stopa vzniká sama od sebe – veškeré související dokumenty lze v úložišti Digitoo spárovat přímo s daňovým dokladem, takže vazba mezi dokladem a plněním je kdykoli snadno doložitelná.

Firma tak nemusí nic dodatečně budovat ani řešit – zákonné požadavky na věrohodnost původu, neporušenost obsahu a auditní stopu jsou splněny už tím, jak Digitoo s doklady od začátku pracuje.

Shrnutí

Elektronický daňový doklad je podle českého zákona o DPH plnohodnotnou náhradou papírové faktury – pokud splňuje tři základní podmínky: věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu archivace. Firmy, které přecházejí na digitalizaci faktur, tak nemusí řešit žádnou právní nejistotu. Naopak – správně nastavený proces s kvalitní auditní stopou jim zpracování faktur nejen zjednoduší, ale i právně zabezpečí.

Pokud hledáte způsob, jak převést fakturační procesy do elektronické podoby a zároveň mít jistotu, že splňujete všechny zákonné požadavky, řešení postavené na AI vytěžování dokladů vám ušetří čas i starosti s auditní stopou.

Zdroj: Generální finanční ředitelství – Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH, č.j. 10148/13/7001-21000-506729.