Blog

Levnější brigádníci vs. Digitalizace: Proč (ne) digitalizovat? Vyjde vás manuální práce levněji?

Leonardo_Phoenix_10_An_office_scene_with_a_modern_and_professi_0.jpg

Často se setkáváme s tvrzeními od potenciálních zákazníků: „Zkoušeli jsme podobné nástroje jako Digitoo.ai, ale po propočtech nám vyšlo, že manuální zpracování brigádníkem a účetní je levnější.“ Tento názor však nepočítá celý proces zpracování dokladu. Klienti se často soustředí pouze na část procesu, tedy na zadání dokladu brigádníkem do účetního systému, což je až poslední krok celého procesu. To vede k mylnému dojmu, že je manuální řešení levnější.


Manuální zpracování: Skutečné náklady

Přičítání nákladů na manuální zpracování faktur odhaluje pravdu: zpracování faktury může dosáhnout až 690 Kč za kus. Faktury přicházejí do firmy buď emailem, nebo fyzicky, kde je nutné:


- Roztřídit emaily nebo fyzickou poštu.

- Skenovat doklady, identifikovat každou fakturu, zkontrolovat a uložit na SharePoint.

- Přepsat data do Excelu.

- Vytisknout všechny faktury a připravit je ke schválení odpovědnými osobami.

- Manažeři faktury manuálně schvalují, což jim zabírá cenné hodiny měsíčně.

- Zadání dokladů do účetního systému manuálně.

- Třídit a kontrolovat doklady účetními.

- Následně komunikovat s účetními kvůli ztraceným dokladům a dalším nesrovnalostem.


Schvalování se provádí papírově nebo skrze email. Pokud se faktury schvalují emailem nebo se dodatečně tisknou z emailu a následně schvalují - pravděpodobně neplníte formu elektronického dokladu stanovenou zákonem č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty.


Riziko pokut v případě schvalování emailem

Navíc zákon o účetnictví stanovuje, že doklad musí být schválen tj. podepsán osobou odpovědnou za účetnictví a osobou odpovědnou za dané plnění (ten, kdo objednal zboží nebo službu). Pokud tato forma schvalování chybí nebo by bylo jen velmi těžké ji dodatečně prokázat, vystavujete se riziku pokuty ve výši 3 % hodnoty aktiv. V případě kontroly musíte dohledat všechny související emaily a předložit je, což je další časová i administrativní zátěž.


Zaměstnanec okradl svého zaměstnavatele

Nedostatečná kontrola a manuální schvalování může vést k závažným problémům. Příkladem je firma, kde zaměstnanec ponechal známého dodavatele na faktuře, ale změnil bankovní účet na svůj vlastní. Tato změna nebyla odhalena, protože faktury byly schvalovány manuálně či přes email, což umožnilo zneužití. Firma přišla o 2,5 milionu Kč, než byl problém odhalen.


Digitoo.ai: Levnější a bezpečnější alternativa

S Digitoo.ai odpadají manuální starosti. Proč jsme lepší?


- Faktury přicházejí přímo od dodavatele a jsou monitorovány pomocí audit logu.

- Data se ověřují na systémech ARES, VIES a finanční správě.

- Bankovní účty se kontrolují podle DIČ na finanční správě. Systém upozorní, pokud bankovní účet není pod daným dodavatelem zapsán!

- Schvalování probíhá online – rychle a odkudkoliv. Schválení odpovídá zákonu o účetnictví i zákonu o DPH. Na faktuře je vidět, kdo ji schválil a kdo fakturu zaúčtoval.


Díky tomu dodržujete zákony, šetříte čas a vyhnete se chybám spojeným s manuální prací.


Přes všechny argumenty proti digitalizaci, pro digitalizaci je pro mě nejsilnější tento důvod

Pro mě je nejsilnější důvod k digitalizaci jednoduchý: jsme svědky revoluce v oblasti technologií. Jsme na vrcholu technologické evoluce a ve světě AI se toho děje tolik, že nestačíme valit oči. Pokud ale nebudete mít digitální data, nebudete moci využívat digitální AI asistenty a další technologické vymoženosti, které vám změní život.

Zkusili jsme s Deloitte jednoho asistenta, který zanalyzoval data a okamžitě vygeneroval tabulky, grafy a vše, co jste potřebovali vědět. Představte si, že AI vám bude pomáhat řídit firmu, upozorňovat na rizika, vytvářet reporty a mnohem více.

Nebudte za zenitem! Využijte potenciál, který vás může vystřelit na vrchol vašeho podnikání. AI bude váš parťák – a právě tam směřuje i Digitoo. S Digitoo.ai můžete transformovat vaše podnikání a stát se průkopníkem technologické evoluce. Nebudte za zenitem – buďte na vrcholu!

Karin Fuentesová

Odebírejte nás

Zaujali jsme Vás a chcete od nás více informací a novinek? Odebírejte náš Newsletter.