Juniorní účetní: jak AI sama naučí účtovat vaše faktury

Přečíst text z faktury umí dnes ledajaká aplikace. Skutečná práce ale často začíná až potom – někdo musí ručně vybrat správný účet, středisko, zakázku nebo kód DPH pro každou položku, protože tyhle informace na faktuře vůbec nejsou napsané. U firem i účetních kanceláří, které zpracovávají desítky nebo stovky faktur měsíčně, se z téhle rutiny snadno stanou hodiny ztraceného času každý týden.

Juniorní účetní je funkce Digitoo.ai, která se z historie vašich faktur sama naučí, jak jednotlivé doklady účtovat, a příště už vám všechny účetní vazby předvyplní sama – bez nastavování pravidel a bez šablon.

Proč nestačí fakturu jen "přečíst"

Klasické OCR nebo AI čtení z faktury vyčte částku, datum splatnosti, IČO dodavatele nebo popisy položek. To je ale jen polovina práce – faktura stále potřebuje správný účet, středisko, zakázku nebo kód DPH, a to u každé položky zvlášť. Přečtení dokladu totiž neznamená, že je i zaúčtovaný – tohle rozhodování obvykle zůstává na účetním týmu. Juniorní účetní se ho naučí dělat automaticky.

Jak Juniorní účetní funguje

Juniorní účetní nepracuje s jednoduchým vzorcem "dodavatel X = účet Y". Čte fakturu jako celek, takže pozná i to, když stejný dodavatel jednou fakturuje nájem a podruhé kancelářské potřeby – a zaúčtuje to pokaždé jinak. Přesně tahle schopnost odlišit kontext, ne jen dodavatele, snižuje riziko chyb, které vznikají u striktně nastavených pravidel.Nahrazuje tak roli, kterou by jinak odškrtával junior účetní ve firmě – otevřít fakturu, ručně ji zadat a poslat dál ke kontrole senior účetní. Tuhle část teď dělá AI automaticky, senior účetní se věnuje jen rychlé kontrole.

Kde se učení uplatňuje

Funkce pracuje na dvou úrovních – na hlavičce dokladu i na jednotlivých položkách. Uplatní se u jakéhokoli pole, kde vybíráte hodnotu z číselníku: předkontace, středisko, zakázka, kód DPH a podobně.

Jak vypadá logika předvyplňování

Když nahrajete novou fakturu, Juniorní účetní postupuje v tomto pořadí:

1. Podívá se do historie na faktury od stejného dodavatele a najde tu s nejpodobnějším popisem položek.

2. Pokud ji najde, převezme z ní účetní vazby a rovnou vám je pro nový doklad předvyplní.

3. Pokud ve vaší historii fakturu od stejného dodavatele nenajde, prohledá všechny faktury a hledá alespoň podobný popis položky – a pokud ho najde, předvyplní podle něj.

4. Pokud nenajde nic podobného, pole nechá prázdné a nic si nevymýšlí. Vy je poprvé vyplníte sami, a od dalšího podobného dokladu už si to bude pamatovat.

V praxi to znamená, že první doklady od nového dodavatele budete muset zaúčtovat sami – tím Juniorního účetního naučíte, jak s daným dodavatelem a typem nákladu pracovat příště. Funkce je navíc vždy vázaná na konkrétní účetní jednotku a frontu, takže stejný dodavatel může být v jedné firmě zaúčtovaný jinak než ve druhé.

Příklad z praxe

Když do Digitoo.ai poprvé nahrajete fakturu od nového dodavatele, Juniorní účetní ji vidí poprvé – všechna pole s číselníky jsou tedy prázdná. Doplníte typ dokladu, způsob platby, předkontaci a středisko a fakturu odešlete. Tím se Juniorní účetní naučí, jak má podobné doklady od tohoto dodavatele účtovat příště. Jakmile pak nahrajete další fakturu od stejného dodavatele s podobným popisem, budou už všechna pole předvyplněná – stačí je zkontrolovat.

⁠⁠⁠⁠⁠

Juniorní účetní funguje i pro doklady, u kterých byla data načtená z přiloženého ISDOC souboru – učení tedy funguje bez ohledu na to, jestli fakturu přečetla AI, nebo přišla ve strukturovaném formátu.

Proč to není jen "algoritmus podle pravidel"

Většina podobných řešení na trhu funguje na principu pevně nastavených pravidel: nejdřív musíte ručně definovat desítky podmínek typu "když dodavatel = X a text obsahuje Y, přiřaď středisko Z". Nastavení a údržba takových pravidel zabere hodiny až dny práce – a při každé změně (nový dodavatel, nové středisko, nová pobočka) je potřeba pravidla znovu upravovat.

Juniorní účetní žádná pravidla předem nepotřebuje. Neučí se ze seznamu podmínek, ale přímo z toho, jak faktury reálně zpracováváte – z kontextu celého dokladu, ne jen z toho, kdo je dodavatel. Nemusíte nic konfigurovat ani školit nový tým: stačí faktury zpracovávat jako obvykle a systém se přizpůsobí sám. Výsledná kvalita proto vždy odpovídá tomu, jak dobře ji naučíte – je nakonec přesně tak spolehlivá, jak spolehlivě s ní pracujete.

Pro koho je Juniorní účetní a co jim přináší

Pro účetní

Juniorní účetní přebírá tu část práce, která je nejvíc repetitivní – ruční vybírání stejných kódů u opakujících se dodavatelů. Účetní se tak místo přepisování soustředí hlavně na kontrolu a systém se navíc učí přesně jejich vlastní způsob účtování, ne obecná pravidla nastavená někým jiným. U složitější faktury s mnoha položkami tak podle zkušeností Digitoo.ai může účetní ušetřit až 40 minut oproti ručnímu zaúčtování.

Pro účetní firmy spravující víc klientů

Protože je logika učení vždy vázaná na konkrétní účetní jednotku a frontu, hodí se Juniorní účetní i pro účetní firmy, které v jedné aplikaci zpracovávají doklady pro desítky různých klientů. Stejný dodavatel může být u klienta A zaúčtovaný jinak než u klienta B, aniž by si tato nastavení navzájem překážela.

Pro firmy a jejich vedení

Rutinní faktury se zpracovávají rychleji a konzistentně bez ohledu na to, kolik jich měsíčně přibývá – zákazníci Digitoo.ai napříč případovými studiemi hlásí úsporu zhruba 63 % času oproti ručnímu zpracování. Méně manuálních zásahů zároveň znamená nižší riziko chyb v účetních zápisech, což firmu chrání i při případném auditu nebo kontrole.

Co když se způsob účtování změní

Firmy se mění – přibude nové středisko, začne nový účetní rok, potřebujete jinou dokladovou řadu. V takovou chvíli by Juniorní účetní bez zásahu dál předvyplňovala doklady podle toho, jak jste je účtovali doteď. Přesně na tohle slouží funkce přeučení: jedním potvrzením řeknete systému "od teď to chci jinak" a všechny další doklady od daného dodavatele se zaúčtují podle nové logiky.

Časté otázky

Musím Juniorního účetního nejdřív něco naučit?

Ano. U nového dodavatele nebo typu dokladu, se kterým se ještě nesetkal, nechá pole prázdná. Vyplníte je poprvé sami a odešlete – od dalšího podobného dokladu už si je bude pamatovat.

Řeší Juniorní účetní i jednotlivé položky faktury, nebo jen hlavičku?

Obojí. Učení probíhá zvlášť pro hlavičku dokladu i pro jednotlivé položky, takže i faktura s mnoha různými řádky může mít každou položku zařazenou samostatně.

Můžu mít pro různé firmy jiné nastavení účtování?

Ano, logika je vždy vázaná na konkrétní účetní jednotku a frontu, takže stejný dodavatel může být v každé firmě zaúčtovaný jinak.

Hodí se to i pro účetní firmu, která zpracovává faktury pro víc klientů?

Ano – právě díky vazbě na jednotlivé účetní jednotky a fronty si každý klient drží vlastní logiku účtování, i když všechny doklady procházejí stejnou aplikací.

Co když se u dodavatele změní způsob účtování?

Použijete funkci přeučení – jedním potvrzením řeknete systému, že chcete účtovat jinak, a nová logika se použije na všechny další doklady od daného dodavatele.

Funguje to i pro faktury přijaté jako ISDOC?

Ano, Juniorní účetní se učí i u dokladů, jejichž data byla načtená z přiloženého ISDOC souboru.

Shrnutí

• Juniorní účetní automaticky předvyplňuje účetní vazby (účty, střediska, zakázky, kódy DPH), které na faktuře nejsou přímo napsané.

• Učí se z historie – nejdřív hledá stejného dodavatele s podobnou položkou, pak jakéhokoli dodavatele s podobným popisem, jinak nechá pole prázdné.

• Funguje na hlavičce i jednotlivých položkách a je vázaná na konkrétní účetní jednotku a frontu.

• Funkce přeučení umožňuje kdykoliv změnit, jak se má nově účtovat.

• Nepotřebuje předem nastavená pravidla ani šablony – přizpůsobuje se přímo vašemu způsobu účtování.

Vyzkoušejte si Juniorního účetního sami

Juniorní účetní je jen jedna z AI funkcí, díky kterým Digitoo.ai umí fakturu nejen přečíst, ale i navrhnout její zaúčtování, nechat schválit a odeslat rovnou do vašeho účetního systému. Chcete vidět, jak by fungovala na vašich vlastních fakturách?

Vyzkoušet Digitoo.ai zdarma na 14 dnů.