Liftago je česká technologická společnost, která nabízí spolehlivé taxi a kurýrní přepravu prostřednictvím mobilní a webové aplikace. Cílem firmy je poskytovat zákazníkům i řidičům vysoce kvalitní služby s důrazem na bezpečnost, spolehlivost a férovou cenu. Spolupráce probíhá pouze s licencovanými, profesionálními řidiči, kteří dokonale znají město a prošli důkladným výběrem. Služby Liftago jsou k dispozici ve více než 20 městech po celé České republice.

Výzva

Liftago přijme více než 3.000 faktur ročně, což při štíhlé struktuře finančního týmu přinášelo velkou administrativní zátěž. Digitalizace účetnictví byla tak logickým krokem, který výrazně šetří čas. Uvědomovali si, že každá minuta u jedné faktury pro firmu znamená hodiny ušetřené ročně. Hlavním motivací, ale byla zvýšit efektivitu a průběžné sledování cashflow, což umožňí vedení společnosti činit rychlejší a přesnější rozhodnutí.

Proces před Digitoo

1. Přijatá faktura dorazila e-mailem v PDF
2. Faktura se vytiskla a opatřila se razítkem s kolonkami
3. Zde ručně doplnily údaje jako středisko, činnost nebo datum přijetí
4. Faktura byla ručně přepsána do Abra Flexi
5. V systému bylo faktuře automaticky přiděleno interní číslo, které bylo nutné manuálně doplnit na dokument
6. Fyzické faktury byly předány jednateli ke schválení a podpisu
7. Po vrácení s podpisem byla oskenována a uložena na on-line drive
8. Originální faktura se fyzicky založila do šanonu

Řešení

Po vyzkoušení několika dostupných nástrojů na trhu Liftago zvolilo řešení Digitoo především kvůli intuitivnosti pracovního prostředí v aplikaci a jednoduchého napojení.

• Napojení na Abra Flexi
• E-mailové adresy pro přímé zasílání faktur do Digitoo
• Automatizace přepisování pomocí AI vytěžování faktur
• Vytvoření digitálních schvalovacích cest mezi jednatelem, manažery a účetní
• Digitální archivace všech faktur

Proces po Digitoo

1. Faktura poslána na Digitoo e-mailovou schránku a tudíž přímo do aplikace k vytěžení
2. Data z faktury jsou do pár sekund vytěžená a zdigitalizována včetně položek
3. Zafunguje AI účetní, která na základě předchozích dat přiřadí středisko, činnost, položky účtování, analytický účet, DPH nebo řádky kontrolního hlášení
4. Zaměstnanec zkontroluje správnost vyplněných údajů
5. Faktura je zaúčtovaná odeslána do Abra Flexi, kde je přiděleno interní číslo
6. Faktura je uložena v elektronickém archivu

Výsledky

• Odstranění potřeby fyzického dokumentu a spojených procesů (tisk, skenování a fyzická evidence)
• Minimalizace nákladů na materiál a jeho skladování
• 80% úspora času na odbavení faktury (z 10min na 2min)
• Více agendy při stejném množství pracovní síly
• Roční úspora +140.000 Kč a 400 hodin
• Vzhledem k intuitivnosti bylo Digitoo rychle předáno k ostrému používání

• Redukce chybovosti

"Díky všem krokům jsme tak schopni ušetřit zhruba 80 % času, který je pro nás zejména na začátku měsíce díky reportingu důležitý a umožňuje zaměstnancům věnovat se jiným podstatným úkonům. Zatímco dříve nám jedna faktura v součtu za všechny úkony zabrala zhruba 10 minut, dnes jsme schopni odbavit fakturu zhruba za 2 minuty." ~ Tomáš Fidler, Finanční specialista v Liftago

Další kroky

Cílem Liftago je nyní většinu svých faktur odbavit bez nutnosti zásahu lidské ruky, a tedy zautomatizovat zpracování faktur od přijetí po odeslání do Abra Flexi. Dalším krokem tedy bude u často opakovaných faktur (tyto faktury budou mít největší procento přesnosti vytěžení) nastavit pravidla pro plnou automatizaci dle míry jistoty a tento postup následně replikovat i u dalších typů faktur.

Díky velké spokojenosti se Tomáš Fidler rozhodl využít Digitoo také pro další projekt a startup grid.online, vedený spoluzakladatelem Liftago, Ondřejem Krátkým.